یکی از اولین پرسش‌های مدیران درباره‌ی اودو این است که «هزینه‌ی پیاده‌سازی چقدر می‌شود؟». پاسخ صادقانه این است که بدون شناخت فرایندهای شما نمی‌توان عدد دقیقی داد. دو سازمان با تعداد کاربر برابر ممکن است هزینه‌هایی کاملاً متفاوت داشته باشند. در این مقاله عدد مشخصی نمی‌آوریم؛ به‌جای آن توضیح می‌دهیم هزینه از چه بخش‌هایی تشکیل می‌شود تا بتوانید پیشنهادها را درست مقایسه کنید.
هزینه‌ی اودو از چه بخش‌هایی تشکیل می‌شود؟
۱. تعداد کاربران داخلی
در بیشتر مدل‌ها، تعداد کاربرانی که به محیط داخلی سیستم دسترسی دارند در هزینه اثر می‌گذارد. کاربران پورتال، مانند مشتریان و تأمین‌کنندگان، معمولاً با کارکنان داخلی یکسان محاسبه نمی‌شوند؛ این را حتماً از ارائه‌دهنده بپرسید.
۲. برنامه‌های انتخاب‌شده
راه‌اندازی فقط فروش و انبار با راه‌اندازی حسابداری، تولید و منابع انسانی هم‌زمان، حجم کار متفاوتی دارد. هرچه دامنه‌ی فرایندها گسترده‌تر باشد، زمان تحلیل، پیکربندی و آموزش بیشتر می‌شود.
۳. نوع میزبانی
سامانه می‌تواند روی سرور ابری یا اختصاصی میزبانی شود. هر مدل هزینه‌ی زیرساخت، پشتیبان‌گیری و نظارت خودش را دارد. درباره‌ی گزینه‌های میزبانی در امنیت و میزبانی بخوانید.
۴. بومی‌سازی برای ایران
تقویم شمسی، چک و صیاد، حقوق و دستمزد ایران و درگاه‌های پرداخت اگر در بسته‌ی ارائه‌دهنده آماده باشند، هزینه‌ی جداگانه کمتری ایجاد می‌کنند. اگر آماده نباشند، باید در برآورد پروژه دیده شوند.
۵. سفارشی‌سازی و توسعه
هر فرایند اختصاصی، گزارش سفارشی یا اتصال به سامانه‌ی دیگر یعنی کار توسعه. این بخش معمولاً بیشترین تغییر را در هزینه‌ی نهایی ایجاد می‌کند.
۶. انتقال داده‌های فعلی
داده‌هایی مانند مشتریان، کالاها، موجودی و مانده‌ی حساب‌ها باید بررسی، به قالب مناسب تبدیل و وارد سامانه شوند. کیفیت داده‌های فعلی در حجم این کار مؤثر است.
۷. آموزش کاربران
سیستمی که کاربران آن را درست نشناسند، حتی با بهترین پیکربندی هم نتیجه نمی‌دهد. آموزش کاربران کلیدی و کاربران نهایی را جزو برآورد بگیرید.
۸. پشتیبانی پس از راه‌اندازی
پشتیبانی، رفع خطا و درخواست‌های توسعه‌ی بعدی بخشی از هزینه‌ی چرخه‌ی عمر سیستم‌اند. بپرسید پشتیبانی پایه شامل چه مواردی است و خدمات خارج از آن چگونه محاسبه می‌شود.
چه چیزهایی هزینه را بالا می‌برند؟
- فرایندهای مستندنشده یا تغییر مداوم فرایندها در حین پروژه.
- درخواست‌های سفارشی‌سازی که با تنظیمات استاندارد هم قابل پوشش‌اند.
- داده‌های فعلی ناقص یا نامنظم.
- تعدد شعبه‌ها، انبارها یا شرکت‌ها و نیاز به یکپارچه‌سازی با سامانه‌های دیگر.
- تأخیر در تصمیم‌گیری و تأیید مراحل از سوی سازمان.
چگونه هزینه را کنترل کنیم؟
- تدریجی شروع کنید: با برنامه‌های ضروری آغاز کنید و بقیه را در مراحل بعد اضافه کنید.
- فرایندها را پیش از شروع بنویسید: هرچه نیازها روشن‌تر باشد، برآورد دقیق‌تر و تغییرات کمتر می‌شود.
- اول استاندارد، بعد سفارشی: پیش از سفارشی‌سازی بررسی کنید آیا تنظیمات استاندارد نیاز را پوشش می‌دهند.
- مسئول پروژه‌ی داخلی تعیین کنید: یک نفر در سازمان که پاسخ‌گوی تصمیم‌ها و تأیید مراحل باشد، از اتلاف زمان جلوگیری می‌کند.
- هزینه‌ی کل چند ساله را حساب کنید: فقط هزینه‌ی روز اول مهم نیست؛ پشتیبانی، میزبانی و توسعه‌ی بعدی را هم ببینید.
از ارائه‌دهنده چه بپرسیم؟
- کدام کاربران در شمارش هزینه قرار می‌گیرند و کدام نه؟
- بومی‌سازی ایران (شمسی، چک، حقوق، درگاه پرداخت) جزو بسته است یا هزینه‌ی جدا دارد؟
- هزینه‌ی میزبانی و پشتیبان‌گیری چگونه محاسبه می‌شود؟
- انتقال داده، آموزش و راه‌اندازی در پیشنهاد آمده‌اند؟
- پشتیبانی پایه شامل چه مواردی است و درخواست‌های خارج از آن چگونه برآورد می‌شوند؟
- در سال‌های بعد هزینه‌ها چگونه تغییر می‌کنند؟
برای برآورد دقیق چه کنیم؟
بهترین راه این است که فرایندهای اصلی خود را در یک جلسه‌ی مشاوره مطرح کنید تا دامنه‌ی کار روشن شود و برآورد بر پایه‌ی نیاز واقعی شما باشد. هماتار در جلسه‌ی دمو و مشاوره فرایندها و نیازهای سازمان را بررسی می‌کند و مسیر پیاده‌سازی را پیشنهاد می‌دهد. مراحل کار را در استقرار و پشتیبانی و معرفی کلی اودو را در اودو (Odoo) فارسی ببینید.
اگر پیش از جلسه سؤالی دارید، از پشتیبانی تیم «فروش و مالی» را انتخاب کنید.