«اودو بهتر است یا سپیدار؟» «به‌جای هلو سراغ ERP بروم؟» این‌ها پرسش‌های رایج مدیران ایرانی‌اند. پاسخ کلی «این بهتر است» وجود ندارد، چون انتخاب درست به نیاز سازمان شما بستگی دارد. این مقاله را هماتار نوشته است و بر پایه‌ی اودو کار می‌کند؛ برای همین، درباره‌ی ویژگی‌های دقیق نرم‌افزارهای دیگر ادعایی نمی‌کنیم و به‌جای آن معیارهایی می‌دهیم که با آن‌ها هر نرم‌افزاری، از جمله اودو، را بسنجید.
اول روشن کنید چه چیزی لازم دارید
نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی معمولاً روی حسابداری و بخش‌هایی مانند انبار تمرکز دارند. سامانه‌های ERP دامنه‌ی فرایندی گسترده‌تری را هدف می‌گیرند. تفاوت دقیق از محصولی به محصول دیگر فرق می‌کند، پس همین‌جا از خودتان بپرسید:
- آیا فقط ثبت اسناد مالی و گزارش‌های حسابداری لازم دارید، یا فروش، خرید، انبار، تولید، پروژه و منابع انسانی هم باید با هم کار کنند؟
- آیا ثبت تکراری یک داده در چند نرم‌افزار یا فایل اکسل مشکل شماست؟
- آیا انتظار رشد، شعبه‌ی جدید یا فرایندهای خاص در سال‌های آینده دارید؟
معیارهای مقایسه
۱. دامنه‌ی فرایندها
فهرست فرایندهای واقعی خود را بنویسید و از هر فروشنده بخواهید همان‌ها را نشان دهد. معیار مقایسه باید فرایندهای شما باشد، نه فهرست امکانات تبلیغاتی.
۲. یکپارچگی داده
بپرسید برنامه‌ها روی یک پایگاه داده‌ی مشترک کار می‌کنند یا با اتصال و انتقال داده به هم وصل می‌شوند. در اودو برنامه‌ها بر یک بستر مشترک ساخته شده‌اند؛ برای هر محصول دیگری هم این را از فروشنده بپرسید.
۳. الزامات ایران
تقویم شمسی، چک و صیاد، حقوق و دستمزد، مالیات بر ارزش افزوده و ارتباط با سامانه‌های دولتی را از هر فروشنده بپرسید و خودتان در دمو ببینید. درباره‌ی بومی‌سازی در هماتار اینجا بخوانید.
۴. توسعه‌پذیری
اگر فرایند اختصاصی دارید، بپرسید چگونه و با چه هزینه‌ای می‌توان آن را به سیستم اضافه کرد. اودو هسته‌ای متن‌باز و توسعه‌پذیر دارد.
۵. مدل استقرار و میزبانی
نسخه‌ی ابری یا نصب روی سرور خودتان؟ پشتیبان‌گیری و امنیت به عهده‌ی کیست؟ امنیت و میزبانی در هماتار را ببینید.
۶. هزینه‌ی کل مالکیت
فقط قیمت روز اول را مقایسه نکنید. هزینه‌ی کاربران، میزبانی، آموزش، پشتیبانی و توسعه‌ی بعدی را برای سه سال حساب کنید. راهنمای هزینه‌ی پیاده‌سازی اودو در بلاگ می‌تواند کمک کند.
۷. پشتیبانی و آموزش
کیفیت پشتیبانی پس از راه‌اندازی را در عمل بسنجید: نحوه‌ی ثبت درخواست، زمان پاسخ‌گویی و وجود آموزش برای کاربران.
۸. انتقال داده و امکان خروج
بپرسید داده‌های فعلی شما چگونه وارد سیستم می‌شوند، و اگر روزی بخواهید نرم‌افزار را عوض کنید، داده‌هایتان را در چه قالبی می‌توانید بیرون بیاورید.
چه زمانی نرم‌افزار حسابداری ساده کافی است؟
اگر کسب‌وکار کوچک است، فرایندهایش ساده‌اند و نیازی به یکپارچه‌سازی فروش، انبار، تولید یا پروژه ندارید، ممکن است یک نرم‌افزار حسابداری تخصصی همه‌ی نیاز شما را پوشش دهد. اصرار بر ERP در این حالت لزوماً به صرفه نیست.
چه زمانی ERP مثل اودو منطقی‌تر است؟
- فرایندهای چند بخش (فروش، خرید، انبار، تولید، پروژه، منابع انسانی) باید با هم و بر داده‌ی مشترک کار کنند.
- گزارش‌های مدیریتی از چند منبع جمع می‌شوند و دیر یا متناقض‌اند.
- سازمان انتظار رشد دارد و می‌خواهد از برنامه‌های ضروری شروع کند و به‌تدریج گسترش دهد.
- فرایندهای اختصاصی دارید که باید در سیستم پیاده شوند.
روش پیشنهادی ارزیابی در چهار گام
- ده فرایند مهم سازمان را به‌صورت سناریو بنویسید (مثلاً از سفارش مشتری تا فاکتور و ارسال).
- از هر فروشنده بخواهید همین سناریوها را با داده‌های نمونه‌ی شما در دمو اجرا کند.
- برای دو یا سه گزینه‌ی برتر، هزینه‌ی کل سه‌ساله را محاسبه کنید.
- پیش از تصمیم نهایی، شرایط پشتیبانی، آموزش و انتقال داده را مکتوب کنید.
جمع‌بندی
انتخاب بین اودو و نرم‌افزارهای حسابداری شناخته‌شده‌ای مانند سپیدار و هلو را باید با فرایندها، رشد پیش‌بینی‌شده و هزینه‌ی کل سنجید، نه با فهرست ویژگی‌ها. اگر می‌خواهید اودو را روی سناریوهای واقعی خودتان ببینید، درخواست دمو و مشاوره بدهید یا صفحه‌ی اودو (Odoo) فارسی را بخوانید.
نام‌های سپیدار و هلو متعلق به صاحبان آن‌هاست و در این مقاله فقط برای آشنایی با جست‌وجوی رایج مدیران آمده‌اند؛ درباره‌ی ویژگی‌های دقیق آن‌ها ادعایی مطرح نشده است. Odoo نام و علامت تجاری مالک آن است.